إدارة الشؤون المالية والإدارية في المدارس

الدليل المالي والإداري

تعتبر الأعمال المالية والإدارية بالمدرسة ركناً أساسياً من أركان العملية التعليمية، ويتوقف نجاح العملية التعليمية على مدى نجاح العمل المالي والإداري بالمدرسة. لذا يجب على القائمين على الأعمال الإدارية والمالية أن يتعرفوا على أصولها وقواعدها، حيث أن الجهل بالقانون لا يعفي منه.

وكل من قام بالعمل المالي والإداري، سواء كان إدارياً أو مديراً، يجب أن ينمي معلوماته مالياً وإدارياً بالاطلاع على النشرات والكتب الدورية التي ترد إلى المدرسة ودراستها. كما أدعو السادة مديري المدارس لإنشاء قسم خاص بمكتبة المدرسة، يتم تزويده بصورة من كل النشرات المالية والإدارية التي ترد إلى المدرسة مع حفظها بملف خاص لكل عام دراسي على حدة، ويحفظ بمكتبة المدرسة للرجوع إليها عند الحاجة إليها. وكذلك تزويد هذا القسم بمجموعة من اللوائح والقوانين التي يمكن شراؤها من المكتبة الأميرية، مثل لائحة المخازن ولائحة بدل السفر وقانون المزادات والمناقصات، الخ. أي أنه يمكن إنشاء فرع بالمكتبة يكون مرجعاً لكل الأعمال الإدارية والمالية التي تخص المدرسة على أن تبقى بعهدة أمين المكتبة مثل باقي الكتب.

إن مدير المدرسة الناجح ليس هو الذي يكشف الأخطاء المالية والإدارية بعد وقوعها، وإنما هو الذي يمنع وقوع هذه الأخطاء بمعرفته بأصول العمل المالي والإداري وقواعده. ومن ثم يضع النظام الداخلي الذي يكفل حسن سير العمل ويمنع وقوع هذه المخالفات.

وأسأل الله تعالى أن يوفق الجميع لما فيه الخير.

واجبات مدير المدرسة المالية والإدارية

النظام في المدرسة هو أساس، لذا يجب أن يلم مدير المدرسة بأصول وأسس العمل المالي والإداري قدر الإمكان. مدير المدرسة هو المسؤول عن إدارة المدرسة لتحقيق أفضل النتائج، والعمل المالي والإداري يدفع العاملين إلى حسن تأدية أعمالهم بالشكل المطلوب.

ومن أهم واجبات مدير المدرسة المالية والإدارية:

1. توزيع العمل على الإداريين بالاشتراك مع التوجيه المالي والإداري حسب قدراتهم وخبراتهم، بما يكفل حسن إنجاز العمل. وأن يتم هذا التوزيع بموجب محضر توزيع رسمي يوقع عليه الجميع ويعتمد من مدير المدرسة ويحتفظ به طرفه.
2. الإشراف على عملية تحصيل الرسوم المدرسية وتوريدها أولاً بأول إلى حساب المدرسة بالبنك أو البريد، والتأكد من عدم احتفاظ السكرتير بها في الخزنة أو طرفه، والإطلاع على إيصالات التوريد للبنك والتوقيع عليها.
3. التأكد من أن السكرتير يقوم بجمع الرسوم طبقاً للنشرة الواردة من المديرية.
4. الإشراف على الصرف من الأنشطة في حدود اللوائح والقوانين المنظمة لعملية الصرف.
5. جرد الخزينة جرداً مفاجئاً من وقت لآخر وعمل محضر جرد والاحتفاظ بها في سجل خاص طرفه.
6. الإبلاغ عن حوادث السرقة أو الاختلاس فور وقوعها.
7. الإشراف على أعمال التوريدات من حيث توزيع الكتب على الطلبة والتأكد من وصولها للمدرسة قبل بدء العام الدراسي بوقت كاف.
8. اعتماد مستندات الشراء الخاصة بالمدرسة والتأكد من سلامتها.

الأعمال الإدارية والمالية بالمدرسة

تنقسم الأعمال المالية والإدارية بالمدرسة إلى خمسة أقسام هي:

• الأعمال المالية
• الأعمال المخزنية
• أعمال شؤون الطلبة
• أعمال شؤون العاملين
• الأعمال الإدارية

أولاً: الأعمال المالية

ويقوم بها سكرتير المدرسة، ومن أهم هذه الأعمال:

1. السلف المستديمة والمؤقتة.
2. تحصيل الرسوم المدرسية من الطلبة وتوريدها أولاً بأول للبنك أو البريد، وإطلاع مدير المدرسة على إيصالات الإيداع.
3. توريد الأنصبة المقررة إلى حساباتها بالبنوك المختلفة بالنسب التي تقررها نشرة الرسوم المدرسية.
4. الإيداع والسحب بحساب المدرسة.
5. العمل بالدفاتر المالية ذات القيمة 123 ت0ع، 33ع0ح، 37 ع0ح.
6. إمساك دفتري 20، 22 الخاص بحسابات المدرسة.
7. حفظ مستندات الصرف الخاص بالأنشطة وتنظيمها.
8. صرف مرتبات وأجور العاملين بالمدرسة.
9. خاتم شعار الجمهورية.
10. تولي مسؤولية خزينة المدرسة وحفظ النقدية والدفاتر المالية ذات القيمة بها.
11. مسك حساب رأس المال بالمدارس الصناعية والزراعية.

أنواع المتحصلات بالمدارس

تنقسم المتحصلات بالمدارس إلى نوعين:

1. المتحصلات الأميرية: وهي المبالغ التي تورد لخزينة الدولة، وهي على سبيل المثال: الدمغات، ثمن بيع الشهادات الدراسية، رسوم التقدم للامتحانات العامة، ثمن بيع العهد المستهلكة، الضرائب على فواتير المشتريات، ثمن بيع الثمار ومنتجات المدارس، الخ. وتورد هذه المتحصلات على القسائم 33ع0ح إلى خزينة الدولة.
2. المتحصلات غير الأميرية: وهي المتحصلات الخاصة بالمدرسة وتورد إلى حساب المدرسة بالبنك أو البريد، وهي على سبيل المثال: رسوم مجلس الآباء، الحوادث، المعامل، الأنشطة، تأمين العدد لطلبة المنازل بالتعليم الفني، أموال مشروع رأس المال الدائم بالتعليم الفني، الخ. وتورد هذه المتحصلات على القسائم 123 ت0ع إلى حساب المدرسة بالبنك أو البريد.

الدفاتر والسجلات المالية

أولاً: الدفتر 123 ت0ع والدفتر 33 ع0ح

من أهم الدفاتر وأكثرها استخداماً بالمدارس الدفتر 123 ت0ع والدفتر 33 ع0ح. ونظراً لأهمية هذين الدفترين سنتحدث عنهما بشيء من التفصيل:

• أ- يستخدم دفتر 123 ت0ع لتحصيل الأموال الغير أميرية، وهو يتكون من قسائم بأرقام مسلسلة، وكل منها أصل وصورة. الأصل وهي القسيمة البيضاء تبقى ثابتة بالدفتر، والصورة الحمراء تعطي للدافع.
• ب- يستخدم دفتر 33ح0ع لتحصيل الأموال الأميرية، وهو يتكون من قسائم بأرقام مسلسلة، وكل منها أصل وصورتين. الأصل وهي القسيمة البيضاء وتبقى بالدفتر، والصورة الحمراء تعطي للدافع، بينما الصورة الزرقاء ترسل مع علم الخبر والمستندات إلى الحسابات بالإدارة للتسوية.
• ت- يجب ختم جميع القسائم بخاتم شعار الجمهورية الذي يحمل اسم المصلحة.
• ث- يجب عند استلام الدفتر فرز جميع قسائمه والتأكد من أن الدفتر سليم وخالٍ من الشوائب، ويكتب على ظهر أول قسيمة إقرار بذلك.
• ج- لا يجوز الكشط أو المحو في القسائم نهائياً، وفي حالة الخطأ يشطب بخط خفيف باللون الأحمر، ويتم تصحيح الخطأ باللون الأحمر، ثم يوقع بجانبه السكرتير ومدير المدرسة.
• ح- مدة استعمال الدفتر شهرين من تاريخ أول قسيمة به، ويجوز مد هذه المدة شهرين آخرين إذا دعت الضرورة بموجب مذكرة معتمدة من مدير المدرسة، ولا يجوز استعمال الدفتر بعد ذلك نهائياً وتلغي باقي قسائمه.
• خ- يستخدم الكربون ذو الوجهين في الدفاتر المالية.
• د- لا يجوز استخدام دفترين من نوع واحد في وقت واحد بالمدرسة.
• ذ- يكتب على ظهر آخر قسيمة مستعملة بياناً يوضح المبلغ الإجمالي بالأرقام والحروف، وأنه محصل من القسيمة رقم … بتاريخ … إلى القسيمة رقم … بتاريخ …، وتم توريده إلى بنك … بالإيصال رقم … بتاريخ …، ويوقع عليها السكرتير ومدير المدرسة.
• ر- إجراء المراجعة الحسابية للجمع والترحيل قبل التوريد، حتى لا يتم التوريد بأقل أو أزيد من القيمة الصحيحة طبقاً لتعليمات اللائحة المالية.

الأخطاء الشائعة في استخدام الدفاتر المالية 123ت0ع و 33ع0ح

• عدم فرز جميع قسائم الدفتر عند استلامها والتأكد من سلامتها وخلوها من الشوائب.
• استخدام الدفتر أكثر من أربعة أشهر.
• عدم توريد المتحصلات في نفس تاريخ استخراج القسائم.
• استخدام أكثر من دفتر (من نوع واحد) في وقت واحد.
• عدم استخدام الكربون ذو الوجهين.
• عدم تلحيق القسائم أو الخطأ في الجمع عند تلحيق القسائم.
• الكشط أو المحو أو تغيير بيانات بالقسائم بعد استخراجها.
• نزع أصول القسائم من الدفتر.

ثانياً: الدفتر 37 ع0ح

يتم توريد المبالغ بموجب القسائم 33 ع0ح بالحافظة وكعبها، ويبين بها أنه قد تم توريد المبلغ بعلم الخبر رقم … ويسمى دفتر حوافظ التوريد. وهو يستخدم مع الدفتر 33ع0ح حيث يتم تفريغ المبالغ التي تم … بتاريخ … وأرسلت إلى الإدارة بتاريخ…

ثالثاً: دفاتر 20، 22

يستخدم الدفتر 20 لقيد الأنشطة المدرسية، حيث يتم تخصيص دفتر أو عدة صفحات متتالية من الدفتر لكل حساب أو نشاط حسب حجم العمل به. ويقيد في الجانب الأيمن منه المتحصلات وفي الجانب الأيسر المصروفات، والتي يجب حفظ مستنداتها بملف خاص وبأرقام مسلسلة للرجوع إليها عند المراجعة أو التفتيش، ويجب إثبات جميع عمليات الصرف به فور إتمامها.

بينما يستخدم الدفتر 22 لقيد حركة الإيداع والسحب في البنك أو البريد، حيث تقيد المبالغ المودعة في الجانب الأيمن والمبالغ المسحوبة في الجانب الأيسر من الدفتر. والفرق بين مجموعي الجانبين يكون رصيد المدرسة بالبنك، ويجب مراجعة عمليات هذا الدفتر إيداعاً وسحباً على كشف حساب البنك دائماً.

ويجب إثبات جميع عمليات الإيداع والسحب به فوراً، ومن الخطأ الانتظار لحين ورود كشف الحساب من البنك لإثبات تلك العمليات، إنما يتم قيدها فور إتمامها.

رابعاً: دفتر 63 ع0ح (السلفة المستديمة)

1. هذا الدفتر خاص بقيد السلف سواء كانت مستديمة أو مؤقتة.
2. السلفة المستديمة هي التي تصرف للمدرسة للصرف منها على مدار السنة المالية، وهي يستعاض كلما قاربت على النفاذ.
3. يجب قيد المبالغ الواردة للسلفة كل استعاضة على حدة في المكان المخصص لقيد المبالغ الواردة، كما تقيد مستندات الصرف في الجانب المخصص لها، على أن تأخذ هذه المستندات أرقاماً مسلسلة تبدأ برقم واحد في أول كل سنة مالية وحتى نهاية السنة المالية.
4. تعتبر مستندات كل استعاضة وحدة مستقلة تنفصل عن مستندات الاستعاضة الأخرى بخط بالمداد الأحمر.
5. يراعى عدم قيد مستندات الصرف بالدفتر إلا بعد التأكد من أن هذه المستندات صالحة للصرف ومستوفاة.
6. في جميع السلف يجب قيد الشيكات الواردة بها في دفتر الوارد الخاص بالمدرسة بأرقامها وتواريخها، وكذلك بدفتر 63 ع0ح لكي يمكن الرجوع إليها عند الحاجة لذلك.
7. السلفة المؤقتة هي التي يرخص بها لغرض معين ويحددها قرار الترخيص مدة معينة يجب أن تسوى خلالها، ولا يجوز بأي حال من الأحوال أن يتجاوز الأجل الذي يتم فيه السداد أو تقديم المستندات عن شهرين من تاريخ صرفها، وحتماً لابد من تقديم مستندات تسوية السلفة والمتبقي منها قبل نهاية العام المالي. ويتبع في قيد السلفة المؤقتة نفس إجراءات السلفة المستديمة، ويجوز تخصيص دفتر 63 ع0ح للسلف المؤقتة إن أمكن، أو يمكن تخصيص صفحة لكل نوع من السلف المؤقتة في دفتر 63 ع0ح الخاص بالسلفة المستديمة.
8. ترد المبالغ المتبقية بدون صرف من السلفة المستديمة في نهاية كل سنة مالية، على أن تجدد السلفة في أول السنة المالية التالية.

الخزينة

يجب جرد الخزينة جرداً مفاجئاً بمعرفة مدير المدرسة أو من ينيبه مرتين على الأقل شهرياً، ويكون الجرد بحضور صاحب العهدة نفسه (سكرتير المدرسة)، ويتم اعتماد المحضر من مدير المدرسة بعد التوقيع عليه من السكرتير وممن قام بالجرد، على أن يتم الجرد في مواعيد مختلفة وليست ثابتة. ويحتفظ مدير المدرسة بمحاضر الجرد بملف خاص طرفه. ويمكن أن تكون صورة محضر الجرد كما يلي:

ويوجد نتيجة الجرد (مطابقة / يوجد عجز قدره 000/ يوجد زيادة قدرها 000). هذا وقد تم تسليم جميع محتويات الخزينة لسكرتير المدرسة بعد الجرد وأصبح مسؤولاً عنها.

سكرتير المدرسة

مدير المدرسة

الدمغات والضرائب

1. الفواتير المشتراة من الأنشطة والأموال التي ليست من الموازنة العامة للدولة: 30 قرشاً دمغة توقيع + 10 قروش تنمية موارد بالإضافة إلى ضريبة الأرباح التجارية والصناعية + 1% على المشتريات و 3% على الخدمات.
2. الفواتير المشتراة من أموال الموازنة العامة للدولة مثل (السلف والارتباطات): تعامل نفس معاملة الفواتير السابقة من حيث دمغة التوقيع والضرائب بالإضافة إلى الدمغة النسبية كما يلي:

وفي جميع الأحوال إذا كانت الدمغة الواجبة الأداء أقل من 5 قروش أو مضاعفاتها يجبر هذا لأكثر لأقرب 5 قروش لصالح الحكومة.

1. دمغة المشالات: تستحق دمغة نسبية 18% بحد أقصى 60 قرشاً على المشالات كالأتي:

وقد صدر القانون رقم 2 لسنة 98 وبإلغاء المادة 42 من قانون رقم 11 لسنة 1980، أصبحت جميع الطلبات والشكاوى معفاة من الدمغة اعتباراً من 9/1/98، إلا أنه يجب لصق الطوابع الأخرى المقررة بقوانين النقابات أو صندوق الدعم مثل:

• طلبات أعضاء نقابة المهن التعليمية: طابع نقابة فئة 50 قرشاً، وطلب الإعارة طابع فئة 2 جنيه.
• طلبات أعضاء نقابة الزراعيين: طابع فئة 50 قرشاً، وطلبات الإجازة لمدة عام بالداخل 10 جنيهات عن كل عام، وطلبات الإجازة بالخارج 50 جنيهاً عن كل عام.
• طلبات التحويل من المدرسة لأخرى: طابع تعليم فئة واحد جنيه، وطلبات التحويل بين المدارس الخاصة 20 جنيهاً تسدد لحساب الرسم الإضافي.
• طلبات الالتحاق بالمدارس:
  • طلبات الالتحاق برياض الأطفال والابتدائي والإعدادي (رسمي-خاص): جنيه طابع تعليم + جنيه طابع نقابة مهن تعليمية.
  • طلبات الالتحاق بمدارس التعليم الثانوي وما في مستواه: 2 جنيه نقابة.
• 90 قرشاً دمغة + 10 قروش تنمية موارد لكل من: إقرار طلبة المنازل، تعهد العدد، أوامر التوريد، التوكيل، الشهادة المصدق على التوقعات فيها.
• يراعي تخصيص صفحة بدفتر 20 دمغة يقيد بها جميع أنواع الدمغات بالمدرسة مثل: دمغات الرسوم، دمغات إعادة القيد، دمغات المجموعات، دمغات رسم الامتحان، دمغات خامات الامتحان، تأمين العدد، الخ، وجميع الدمغات التي يتم تحصيلها بالمدرسة إيراداً ومنصرفاً.

ملحوظة: الدمغات النوعية والنسبية يمكن لصقها ويمكن توريدها، أما الضرائب فتورد على قسيمة 33ع0ح.

ثانياً: الأعمال المخزنية

ويقوم بها أمين التوريدات، ومن أهم هذه الأعمال:

1. صرف الكتب المدرسية للطلبة بموجب كشوف توزيع وإرسال هذه الكشوف للإدارة لاعتمادها، وصرف الأصناف التي تحتاجها المدرسة من المخازن.
2. حفظها بالمدرسة.
3. القيد بدفاتر 112 ع0ح ودفاتر 118ع0ح.
4. توزيع العهد الفرعية على العاملين بالمدرسة.
5. إعداد حركة الدفاتر المالية شهرياً.
6. التوقيع على استمارات الجرد بما يفيد صحة الأرصدة المقيدة بدفتر العهدة.
7. مسك حساب طوابع البريد الحكومية.
8. قيد الشهادات الدراسية واستمارات النجاح وصرفها لأصحابها وتوريد قيمتها.
9. الاشتراك في لجان الاستهلاك.

الدفاتر والسجلات التي يستخدمها أمين التوريدات

1. أذون الصرف 111ع0ح لطلب صرف الأصناف من المخازن.
2. دفتر 112 ع0ح لإضافة الأصناف.
3. دفتر 118 ع0ح لقيد العهد المستهلكة والمستديمة، وقد يكون بالمدرسة أكثر من دفتر حسب حاجة العمل.
4. الاستمارة 193 ع0ح تستخدم لتوزيع العهد الفرعية على العاملين بالمدرسة.
5. الاستمارة 234 ع0ح للصرف الداخلي من مخازن المدرسة.
6. الاستمارة 121 ع0ح الخاصة بالجرد.
7. الاستمارة 122ع0ح وهي كشف بالزيادة والعجز الناتج عن الجرد.
8. الاستمارة 187ع0ح إذن ارتجاع الأصناف.

ملاحظات حول القيد بدفاتر 118 ع0ح

1. تتم عمليات القيد على السطور وليس بينها مع عدم ترك سطور خالية.
2. إعداد فهرس منظم يوضح به اسم الصنف ورقم صفحته بالدفتر لسهولة البحث.
3. قيد الأصناف بالترتيب الهجائي.
4. السطر الواحد يكون عليه عملية واحدة إما إضافة وإما خصم وإمامها الرصيد، ولا يجوز قيد عمليتين إضافة وخصم على سطر واحد.
5. لا يجوز الشطب أو المحو أو استخدام المزيل، وفي حالة حدوث خطأ يتم تصحيحه بشطب خفيف باللون الأحمر مع إجراء التصحيح باللون الأحمر والتوقيع بجانبه من أمين التوريدات ومدير المدرسة.

تجديد دفاتر العهدة 118 ع0ح

قد تحتاج المدرسة لتجديد دفاتر العهدة بسبب انتهاء صفحات الدفتر أو لارتباك حالة القيد بالدفتر.

1. يجب على المدرسة قبل البدء بذلك الرجوع إلى التوجيه المالي والإداري بالإدارة لأخذ الموافقة بذلك.
2. يشكل مدير المدرسة لجنة لهذا الغرض برئاسة أحد العاملين بالمدرسة، ويكون من بين أعضائها أمين التوريدات الذي بعهدته الدفتر وصاحب العهدة.
3. يسجل في أول صفحة بالدفتر محضر يوضح به أسباب تجديد الدفتر والجهة التي رخصت بالتجديد، ويوقع عليه أعضاء اللجنة ومدير المدرسة.
4. ترتيب الأصناف هجائياً قبل النقل.
5. يقوم أحد أعضاء اللجنة بالخصم في الدفتر القديم ليصبح رصيده صفراً، ويقوم الآخر بالقيد بالدفتر الجديد على أن يتم ذلك معاً في وقت واحد، ويوقع كل منهما بالدفتر الذي معه.
6. يكتب في الدفتر القديم عند عملية الخصم (نقل إلى ص … من الدفتر الجديد)، ويكتب في الدفتر الجديد عند عملية الإضافة (منقول من ص … من الدفتر القديم).
7. يتبادل العضوان الدفتران لإجراء المراجعة مع التوقيع أيضاً.
8. يراجع رئيس اللجنة بطريق الجرد بعض عمليات النقل ويوقع عليها.
9. الاحتفاظ بالدفتر القديم بالمدرسة وذلك بعد تقفيل فراغته.

بيان مدد حفظ الدفاتر بالمدرسة

الدفاتر الموضحة بهذا الجدول تظل بالمدرسة بعد الانتهاء منها للمدد الموضحة بكل:

ثالثاً: أعمال شؤون الطلبة

ويقوم بها المعاون، وقد يكون بالمدرسة أكثر من معاون حسب عدد الطلبة بالمدرسة.

من أهم أعمال المعاون:

1. إعداد سجل قيد الطلبة على أن يكون مستوفياً لجميع البيانات، ويراعى أن يتم إعداده بمنتهى الدقة.
2. تلقي طلبات المستجدين والتأكد من سلامتها، خاصة لشرط السن أو المجموع.
3. تلقي طلبات المحولين من وإلى المدرسة وقيدها بسجل خاص.
4. تنظيم وحفظ ملفات الطلبة.
5. حصر وقيد الغياب اليومي للطلبة وإخطار أولياء الأمور.
6. عمل الإحصاءات اليومية والشهرية.
7. إعداد قرارات الفصل وقرارات إعادة القيد حسب الشروط واللوائح التي تنظم ذلك.
8. إمساك سجل إحالة الطلبة للوحدة الصحية.
9. مراجعة بيانات البطاقات الشخصية وقيدها بالسجلات.
10. التوقيع على استمارات تأهيل التجنيد وإنشاء سجل خاص للتجنيد.
11. الأعمال الإدارية الخاصة بالامتحانات.
12. كتابة قوائم الامتحانات والاشتراك في تحرير استمارات التقدم للامتحانات العامة.
13. يراعى عند تحرير الطالب من المدرسة أن يدون باستمارة التحويل موقف الطالب من سداد الرسوم المدرسية واستلام الكتب المدرسية، وأن يسلم له القسيمة 123 ت0ع الدالة على سداده الرسوم. كما يراعى عند قبول أوراق الطلاب المحولين إلى المدرسة المطالبة بالقسيمة 123 ت0ع الدالة على السداد بالمدرسة التي تم التحويل منها، ولا يكتفى بكلمة (سدد الرسوم) فقط دون تقديم القسيمة الدالة على السداد.

سجل قيد الطلبة

1. سجل قيد الطلبة هو المرجع لكل ما يتصل بطلبة المدرسة، لذا يجب أن يعد بمنتهى الدقة وبعناية شديدة.
2. يتم ترتيب السجل بالشكل الآتي على أن توضع العناوين التالية بالمداد الأحمر:
   • طلبة ناجحون دور أول.
   • طل